Pouvoir en assemblée générale de copropriété : les règles

Un copropriétaire empêché conserve sa voix par deux chemins : le pouvoir, qui confie son vote à un mandataire présent, et le vote par correspondance, qui exprime sa position à l’avance sur formulaire. Un même mandataire porte au maximum trois délégations, sauf si le total des voix qu’il détient reste sous 10 % du syndicat.

Le pouvoir, un mandat écrit et largement ouvert

L’article 22 de la loi du 10 juillet 1965 pose le principe : tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que celui-ci soit ou non membre du syndicat. Cette liberté surprend souvent. Un voisin d’immeuble, un enfant majeur, un locataire, un ami ou même un professionnel extérieur peuvent tous porter un pouvoir de vote en assemblée générale.

La contrepartie tient à la forme. Le mandat est écrit, daté, signé, et il identifie sans ambiguïté le mandant, le mandataire et l’assemblée concernée. Un pouvoir donné pour l’assemblée annuelle de mars ne vaut pas pour une assemblée extraordinaire convoquée en octobre. Un mandat de vote périmé se traite comme une absence pure et simple.

Les personnes qui ne peuvent pas recevoir de mandat

La loi ferme une porte précise, celle du conflit d’intérêts. Le syndic ne peut ni présider l’assemblée ni recevoir de mandat pour représenter un copropriétaire. L’interdiction s’étend à son conjoint, à son partenaire de pacte civil de solidarité, à son concubin, à ses préposés, ainsi qu’aux ascendants et descendants de ces personnes.

Un mandat remis au gardien salarié du syndic tombe donc sous cette interdiction, alors même que le geste part d’une intention pratique. La jurisprudence applique le texte à la lettre, y compris lorsque le préposé n’a manifestement aucun intérêt personnel dans les résolutions soumises au vote.

Ce que le mandat doit préciser

Un pouvoir utile va au-delà de la simple désignation du mandataire. Il gagne à indiquer les résolutions sur lesquelles le mandant donne des instructions fermes, et celles qu’il laisse à l’appréciation de son représentant. Rien n’oblige à cette précision, mais elle évite bien des malentendus au retour de l’assemblée.

Le mandat se transmet par tout moyen laissant une trace : remise en main propre, courrier, courriel accompagné d’un scan signé. Le règlement de copropriété peut imposer une forme plus stricte, et certains syndics réclament l’original avant l’ouverture de la séance. Vérifier ce point à la lecture de la convocation évite de voir son pouvoir écarté à l’émargement pour un motif purement matériel.

La lecture attentive de l’ordre du jour reste le préalable de toute instruction sérieuse. Les règles qui gouvernent sa composition sont détaillées dans notre article sur la préparation de la convocation.

Trois délégations, et l’exception des 10 %

La limite est simple à énoncer : chaque mandataire ne peut recevoir plus de trois délégations de vote, quelle que soit la taille des lots concernés. Elle protège l’assemblée contre la concentration du pouvoir entre les mains d’un seul participant, capable sinon de rassembler à lui seul une majorité de circonstance.

L’exception qui suit est moins connue. Un mandataire peut dépasser trois délégations si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n’excède pas 10 % des voix du syndicat. Dans une grande copropriété, un porteur de mandats peut ainsi représenter cinq ou six petits lots sans franchir le seuil, alors que dans un immeuble de huit appartements, trois pouvoirs suffisent souvent à le dépasser.

Le calcul se fait en tantièmes de vote, pas en nombre de copropriétaires. Le syndic vérifie ce point à l’émargement, et un mandat surnuméraire se voit écarté du décompte. Le choix des pouvoirs conservés obéit alors à l’ordre d’arrivée, sauf disposition contraire du règlement de copropriété.

Le pouvoir en blanc et sa distribution

Un mandat peut être remis sans mandataire désigné, ce que la pratique nomme pouvoir en blanc. Le président de séance procède alors à sa répartition entre les copropriétaires présents, dans le respect de la limite des trois délégations et du seuil de 10 %.

Cette répartition n’est pas anodine. Elle donne une influence réelle à celui qui distribue, et elle nourrit une part notable des contestations d’assemblée. Un copropriétaire qui tient à orienter son vote gagne à nommer explicitement son mandataire, plutôt qu’à s’en remettre au hasard de la séance. Le rôle du conseil syndical dans ces équilibres est abordé dans notre présentation de son rôle, de son élection et de ses pouvoirs.

Le vote par correspondance, une voie parallèle depuis la loi ELAN

L’article 17-1 A de la loi du 10 juillet 1965, issu de la loi du 23 novembre 2018 portant évolution du logement, de l’aménagement et du numérique, ouvre une seconde possibilité. Le copropriétaire absent exprime lui-même sa position, résolution par résolution, sans confier son arbitrage à personne. Ce vote par correspondance coexiste avec le mandat classique, sans le remplacer.

Le mécanisme suppose un formulaire dont le modèle a été fixé par l’arrêté du 2 juillet 2020, entré en vigueur le 4 juillet 2020. Ce document peut être adapté et complété selon les copropriétés, mais aucune de ses mentions ne peut être supprimée. Le syndic le joint obligatoirement à chaque convocation d’assemblée générale.

Trois jours francs avant la réunion

Le formulaire complété doit parvenir au syndic au plus tard trois jours francs avant la date de la réunion. Un envoi tardif rend le vote inopérant, et le copropriétaire se retrouve simplement défaillant. Le décompte des jours francs exclut le jour de l’envoi comme celui de l’assemblée, ce qui pousse en pratique à expédier le document une semaine avant.

Chaque résolution reçoit une réponse distincte : pour, contre, ou abstention. Une case laissée vide ne vaut ni approbation ni opposition, et le copropriétaire est traité comme défaillant sur cette seule question, sans que cela affecte ses autres réponses.

Le piège de la résolution amendée en séance

Voici la subtilité qui déjoue le plus de calculs. Depuis l’ordonnance du 30 octobre 2019, un copropriétaire qui a voté favorablement par correspondance sur une résolution modifiée pendant l’assemblée est réputé défaillant pour cette résolution.

La modification n’a pas à être substantielle. Un changement de montant, l’ajout d’une condition, une reformulation de pure forme suffisent à neutraliser le vote favorable, y compris quand l’amendement va dans le sens souhaité par le votant. Sur une résolution votée de justesse, ce basculement change le résultat.

Deux conséquences pratiques en découlent :

• Un ordre du jour rédigé de façon trop vague expose mécaniquement les votes par correspondance à cette neutralisation.
• Un copropriétaire attaché à une résolution précise a intérêt au pouvoir nominatif plutôt qu’au formulaire, car son mandataire peut suivre l’amendement en séance.

La participation à distance par visioconférence complète ce dispositif depuis la même réforme. Elle suppose que l’assemblée en ait décidé le principe et que le syndic mette en place un système garantissant l’identification des participants. Un copropriétaire connecté vote en direct, comme s’il était présent : il échappe donc au piège de la résolution amendée, contrairement au formulaire papier.

Les erreurs qui fragilisent une assemblée

Les irrégularités de mandat figurent parmi les motifs de contestation les plus fréquents, et elles se glissent souvent dans des gestes de bonne foi.

• Un pouvoir non daté, ou daté après la tenue de l’assemblée, perd toute valeur probante.
• Un mandat rédigé pour une assemblée reportée ne vaut pas automatiquement pour la nouvelle date, sauf mention expresse.
• Un porteur de mandats surnuméraires fait peser un doute sur toutes les résolutions serrées.
• Un formulaire de vote par correspondance reçu hors délai, mais compté malgré tout, ouvre un motif d’annulation.
• Un procès-verbal qui ne mentionne pas les votes par correspondance rend le décompte invérifiable.

La contestation obéit à un calendrier strict, exposé dans notre article sur les délais de recours contre une décision d’assemblée. Le procès-verbal doit distinguer, pour chaque résolution, les voix des présents, celles des mandataires et celles exprimées par correspondance.

Préparer son absence sans perdre sa voix

Une assemblée se joue rarement le jour même. Elle se prépare à la réception de la convocation, quand le copropriétaire dispose encore du temps de lire les annexes, de comparer les devis et de mesurer l’impact budgétaire des résolutions. Les mécanismes de vote applicables aux travaux sont détaillés dans notre article consacré à la façon de voter et de financer un chantier.

Le choix entre les deux voies se résume à une question de confiance et de prévisibilité. Un ordre du jour clair, sans résolution susceptible d’être amendée, se traite très bien par correspondance écrite. Un ordre du jour ouvert, où la discussion précédera le vote, appelle un mandataire capable d’ajuster sa position.

Prochaine étape concrète : à réception de la prochaine convocation, repérer les résolutions qui risquent d’être amendées en séance, puis adresser au syndic soit un pouvoir nominatif assorti d’instructions écrites, soit le formulaire réglementaire au moins une semaine avant la réunion.